01
Dokumente erfassen
PDFs, E-Mails, Scans und Office-Dateien werden aus den vereinbarten Quellen übernommen und ausgelesen.
KI-gestütztes Dokumentenmanagement
Dokumente werden zu einem steuerbaren Prozess.
Eingehende Unterlagen automatisch erfassen, Inhalte einordnen, Freigaben auslösen und Wissen mit Quellen wiederfinden – passend zu Ihren Abläufen und Zugriffsrechten.
Beispiel: Dokumenteneingang
Auftrag automatisch vorbereitet
DokumenttypServiceauftrag erkannt
Pflichtfelder8 von 9 vorhanden
Prüfung1 Rückfrage offen
Nächster SchrittFreigabe Werkstattleitung
Beispielhafte Darstellung. Fachliche Freigaben bleiben bei den zuständigen Personen.
Vom Eingang bis zur Auskunft
Ein System für den gesamten Dokumentenfluss
Wir verbinden KI-Analyse mit festen Regeln, menschlichen Freigaben und den Systemen, in denen Ihr Team bereits arbeitet.
02
Inhalte einordnen
Die KI erkennt Dokumenttyp, relevante Felder und Zusammenhänge. Regeln prüfen Pflichtangaben und Zuständigkeiten.
03
Prüfen und freigeben
Unsichere Fälle gehen an die richtige Person. Freigaben, Änderungen und Übergaben bleiben nachvollziehbar.
04
Finden und weiterarbeiten
Berechtigte Mitarbeitende suchen in natürlicher Sprache und erhalten Antworten mit Verweis auf das Original.
Konkrete Einsatzgebiete
Wo Dokumenten-KI wirklich Arbeit abnimmt
Nicht jedes Dokument braucht KI. Wir automatisieren die wiederkehrenden Schritte und kennzeichnen jene Fälle, die Erfahrung oder Verantwortung benötigen.
Aufträge und Eingangsbelege
Anhänge erkennen, Stammdaten und Beträge extrahieren, fehlende Angaben markieren und zur Freigabe weiterleiten.
Technische Dokumentation
Handbücher, Datenblätter und Arbeitsanweisungen zentral auffindbar machen – inklusive Quelle und Versionsstand.
Verträge und Richtlinien
Fristen, Klauseln und Zuständigkeiten strukturiert erfassen; die fachliche oder rechtliche Prüfung bleibt beim Menschen.
Service- und Projektakten
Protokolle, Fotos, E-Mails und Berichte einem Vorgang zuordnen und für berechtigte Teams verfügbar halten.
Datenschutz und Kontrolle von Anfang an
Rollen und Rechte
Dokumente und Antworten sind nur für freigegebene Personen und Bereiche sichtbar.
Versionen und Protokolle
Änderungen, Freigaben und Quellen bleiben nachvollziehbar.
Datenminimierung
Es werden nur die Daten und Dienste eingebunden, die der jeweilige Prozess benötigt.
KI mit Leitplanken
Unsicherheit wird sichtbar; kritische Entscheidungen erhalten einen menschlichen Prüfschritt.
Häufige Fragen
Ist das nur eine KI-Suche in PDFs?
Nein. Die Suche ist ein Baustein. Ein Dokumentenmanagement bildet zusätzlich Eingang, Klassifizierung, Metadaten, Versionen, Berechtigungen, Freigaben und Übergaben an bestehende Systeme ab.
Welche Dokumente können verarbeitet werden?
Typisch sind PDFs, gescannte Unterlagen, E-Mail-Anhänge, Office-Dateien, Handbücher und strukturierte Exporte. Vorab prüfen wir Qualität, Schutzbedarf und den tatsächlichen Prozess.
Wo kommt RAG zum Einsatz?
Retrieval Augmented Generation kann die belegbare Suche und Beantwortung von Fragen unterstützen. Nutzer:innen sehen dabei die verwendete Quelle; unklare Ergebnisse werden nicht als sichere Tatsache ausgegeben.
Wie wird Datenschutz berücksichtigt?
Durch Datenminimierung, Rollen und Rechte, definierte Speicherfristen, Protokollierung und eine bewusste Auswahl der beteiligten Dienste. Die konkrete Architektur richtet sich nach Datenarten und Schutzbedarf.
Welcher Dokumentenprozess kostet heute am meisten Zeit?
Wir prüfen mit Ihnen Datenquellen, Schutzbedarf und den kleinsten sinnvollen ersten Prozess.
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