Datenschutzerklärung

Welche Daten wir erfassen

Wir erheben personenbezogene Daten nur, wenn es für unsere Dienstleistungen notwendig ist. Dazu gehören:

• Kontaktinformationen (Name, E-Mail, Telefonnummer) für Kundenkommunikation
• Firmendaten (Unternehmensname, Branche) zur Optimierung unserer KI-Assistenten
• Interaktionsdaten (z. B. Chatbot-Kommunikation) zur Verbesserung unserer Systeme

Wie wir KI-Daten verarbeiten

Unsere KI-Assistenten sind so konzipiert, dass sie keine sensiblen oder persönlichen Informationen speichern, es sei denn, dies ist für eine spezifische Funktion erforderlich und wurde ausdrücklich von Ihnen genehmigt.

Unsere KI-Lösungen werden gemäß den EU-KI-Richtlinien entwickelt, die Vertrauenswürdigkeit, Transparenz und Datenschutz sicherstellen.

Technische Dienstleister (Sub-Auftragsverarbeiter)

• Meta Platforms Ireland Ltd. (Merrion Road, Dublin 4, Irland) — Betreiber der WhatsApp Business Platform. Datenschutzrichtlinie: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy
• Twilio Ireland Limited (25–28 North Wall Quay, Dublin 1, Irland) — Technischer Kommunikationsdienstleister (Business Solution Provider / Tech Provider) für die WhatsApp Business API. Datenschutzrichtlinie: https://www.twilio.com/en-us/legal/privacy

Verarbeitete Datenkategorien im Rahmen von WhatsApp-Integrationen

• Telefonnummern der Endnutzer (Gesprächspartner des Auftraggebers)
• WhatsApp Business Account IDs (WABA-IDs), Telefonnummern-IDs, Meta Business Manager IDs
• Nachrichteninhalte (eingehend und ausgehend), soweit für Automatisierungsleistungen erforderlich
• Nachrichtenvorlagen (Message Templates) und deren Genehmigungsstatus
• Webhook-Ereignisdaten (Nachrichtenstatus: gesendet, zugestellt, gelesen, fehlgeschlagen)
• Opt-in-Nachweise und Einwilligungsdaten der Endnutzer des Auftraggebers
• Technische Verbindungsdaten (Zugriffstoken, API-Konfigurationsparameter)

Zweck der Verarbeitung

Einrichtung, Betrieb, Versand und Empfang von WhatsApp-Nachrichten; Automatisierung von Kommunikationsabläufen; technischer Support; Qualitätsanalyse der Kommunikation; Nachweis der ordnungsgemäßen Verarbeitung.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) sowie Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO mit dem Auftraggeber, Meta und Twilio.

Rollenverteilung (B2B)

Bei der WhatsApp-Integration agiert 4xDU als technischer Dienstleister im Auftrag des jeweiligen Unternehmenskunden (Auftraggeber). Der Auftraggeber bleibt zu jeder Zeit rechtlich Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Kommunikation mit seinen Endnutzern. 4xDU verarbeitet Daten ausschließlich nach Weisung des Auftraggebers im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

Datenlöschung und Verbindungstrennung

Bei Beendigung der Zusammenarbeit werden alle technischen Verbindungen (Zugriffstoken, API-Konfigurationen) gelöscht. Der Auftraggeber kann die Verbindung jederzeit selbst über den Meta Business Manager (business.facebook.com) eigenständig trennen. Verarbeitete Daten werden nach Vertragsende gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten behandelt und anschließend gelöscht.

Einhaltung der EU-KI-Verordnung 2024/1689

Unsere digitalen Assistenten erfüllen die aktuellen Vorschriften der EU-KI-Gesetzgebung, insbesondere:

• Keine automatisierte Entscheidungsfindung ohne menschliche Kontrolle
• Einsatz transparenter KI-Modelle
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Updates

Schutz vor Missbrauch und Datenlecks

• Alle KI-Systeme arbeiten mit pseudonymisierten Daten
• Strikte Zugriffskontrollen für unsere KI-Plattformen
• Keine Speicherung oder Analyse personenbezogener Daten ohne Ihre Zustimmung
• Einsatz von Verschlüsselung und sicheren Servern in der EU

Ethische KI-Nutzung

Unsere Assistenten sind so programmiert, dass sie keine diskriminierenden, manipulativen oder schädlichen Aussagen treffen. Wir folgen den Leitlinien für vertrauenswürdige KI der Europäischen Union.