Anfragen händisch verteilen
E-Mails werden gelesen, weitergeleitet und anschließend noch einmal in ein anderes System eingetragen.
Einfachere Abläufe für KMU
Weniger Büroarbeit.Mehr Zeit fürs Unternehmen.
Wir vereinfachen wiederkehrende Aufgaben, verbinden Ihre bestehenden Programme und sorgen dafür, dass Informationen automatisch dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Persönlich aus GrazFür KMUBestehende Programme bleibenSchrittweise Umsetzung
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Kleine Aufgaben kosten in Summe erstaunlich viel Zeit.
Gute Automatisierung beginnt nicht mit einem bestimmten Programm. Sie beginnt bei einer Aufgabe, die sich wiederholt, Zeit frisst oder unnötige Fehler verursacht.
Daten doppelt pflegen
Dieselben Informationen landen in Excel, CRM, Kalender oder Fachsoftware – oft per Copy & Paste.
Immer wieder dasselbe erledigen
Bestätigungen, Erinnerungen, Ablage und Statusmeldungen kosten jeden Tag wertvolle Zeit.
Aufgaben im Blick behalten
Ohne automatische Übergaben und Erinnerungen bleiben Rückfragen oder nächste Schritte leicht liegen.
Vorher und nachher
Vom manuellen Zwischenschritt zum verlässlichen Ablauf.
Wir nehmen niemandem die Kontrolle. Wir sorgen dafür, dass Routinearbeit automatisch erledigt und nur das Wesentliche an Ihr Team übergeben wird.
Heute
Eine Kundenanfrage wird mehrfach geöffnet, weitergeleitet und übertragen.
Künftig
Beispiel 1Die Anfrage wird eingeordnet, zugewiesen und bestätigt – automatisch und nachvollziehbar.
Heute
Mitarbeiter übertragen Daten zwischen E-Mail, Excel, CRM und Fachsoftware.
Künftig
Beispiel 2Informationen fließen einmal erfasst verlässlich in die richtigen Systeme.
Heute
Termine, Rückfragen und Statusänderungen brauchen manuelle Erinnerungen.
Künftig
Beispiel 3Die richtigen Personen werden zur richtigen Zeit automatisch informiert.
Was sich vereinfachen lässt
Beginnen wir dort, wo es im Alltag wirklich entlastet.
Kein Großprojekt zum Start: Wir wählen einen klaren Ablauf, machen den Nutzen sichtbar und bauen anschließend nur dort weiter, wo es sinnvoll ist.
Kundenanfragen
Anfragen erfassen, zuordnen, bestätigen und als Aufgabe an die richtige Person übergeben.
Dokumente & Belege
Dokumente aus E-Mails übernehmen, richtig benennen, ablegen und zur Prüfung weitergeben.
Termine & Erinnerungen
Kalender aktualisieren, Bestätigungen verschicken und Mitarbeiter rechtzeitig erinnern.
Vertrieb & Nachfassen
Kontakte vollständig übernehmen, nächste Schritte anlegen und Follow-ups zuverlässig auslösen.
Programme verbinden
Bestehende Lösungen besser zusammenspielen lassen, ohne alles austauschen zu müssen.
E-Mail-Arbeit
Nachrichten vorsortieren, Informationen herauslesen und passende Bearbeitungsschritte starten.
Der spürbare Unterschied
Ihre Programme arbeiten besser zusammen. Ihr Team arbeitet an den wichtigen Dingen.
Die Technik bleibt im Hintergrund. Im Vordergrund stehen klare Abläufe, weniger Reibungsverluste und ein Ergebnis, das im täglichen Betrieb funktioniert.
Weniger Copy & Paste und doppelte Dateneingabe
Schnellere Reaktion auf Kundenanfragen
Weniger Übertragungs- und Zuordnungsfehler
Klare Aufgaben, Zuständigkeiten und Freigaben
Vorhandene Programme sinnvoll weiterverwenden
Mehr Zeit für Kunden und das eigentliche Geschäft
So starten wir
Verständlich, kontrollierbar und Schritt für Schritt.
Aufgabe schildern
Sie zeigen uns, was heute immer wieder manuell erledigt wird.
Potenzial prüfen
Wir klären Nutzen, Systeme, Ausnahmen und notwendige Freigaben.
Klein umsetzen
Ein sinnvoller Ablauf wird gebaut, getestet und gemeinsam abgenommen.
Sicher erweitern
Nach dem Praxistest optimieren oder erweitern wir gezielt.
Werkzeugunabhängig gedacht, passend umgesetzt.
Ob E-Mail, Excel, CRM, Kalender, Buchhaltung oder individuelle Software: Wir wählen die technische Lösung passend zu Ihrem Ablauf – nicht umgekehrt.
Häufige Fragen
Automatisieren, ohne die Kontrolle abzugeben.
Müssen wir unsere vorhandene Software austauschen?
In vielen Fällen nicht. Wir prüfen zuerst, wie sich Ihre bestehenden Programme sinnvoll verbinden und besser nutzen lassen.
Lohnt sich das auch für einen einzelnen Ablauf?
Ja. Ein klar abgegrenzter, häufig wiederkehrender Ablauf ist oft der beste Start: überschaubar, schnell prüfbar und später erweiterbar.
Bleiben menschliche Kontrollen möglich?
Unbedingt. Freigaben, Ausnahmen und Kontrollschritte werden dort eingebaut, wo sie für Sicherheit und Qualität nötig sind.
Was passiert, wenn etwas nicht eindeutig ist?
Der Ablauf kann stoppen, eine Rückfrage auslösen oder die Aufgabe an einen Mitarbeiter übergeben. Automatisierung bedeutet nicht Kontrollverlust.
Kostenlose Ersteinschätzung
Welche Aufgabe würden Sie am liebsten nicht mehr von Hand erledigen?
Beschreiben Sie den Ablauf in zwei oder drei Sätzen. Wir melden uns persönlich und sagen Ihnen offen, ob und wie er sich sinnvoll vereinfachen lässt.
Unverbindliche und verständliche Ersteinschätzung
Kein Verkaufsgespräch über ein bestimmtes Werkzeug
Direkte Rückmeldung von 4xDu aus Graz
Aufgabe kostenlos prüfen lassen
Je konkreter die wiederkehrende Aufgabe, desto hilfreicher unsere erste Einschätzung.